Open Dental आपके प्रैक्टिस मैनेजमेंट सिस्टम और आपके शेड्यूल को संभालता है। AI Rescheduling Open Dental की प्रलेखित API के माध्यम से पढ़ता और लिखता है, एक कुंजी के साथ जिसे आप Open Dental के भीतर किसी भी समय बंद कर सकते हैं। हर नई अपॉइंटमेंट और हर टूटी हुई मूल अपॉइंटमेंट आपके अपॉइंटमेंट्स मॉड्यूल में किसी भी अन्य बदलाव की तरह दिखाई देती है। आप कोई सिस्टम नहीं बदल रहे हैं या कुछ भी माइग्रेट नहीं कर रहे हैं, और मेल करने के लिए कोई दूसरा शेड्यूल नहीं है।
दिन चुनें, फिर पूरे कार्यालय या बाहर रहने वाले प्रदाताओं को चुनें। हम हर 15 मिनट में सिंक होने वाले Open Dental शेड्यूल से प्रभावित अपॉइंटमेंट्स की सूची दिखाते हैं। Open Dental में, प्रत्येक अपॉइंटमेंट पर रिकॉर्ड वाले दंत चिकित्सक के अनुसार प्रदाताओं को समूहबद्ध किया जाता है, इसलिए हाइजीन विज़िट्स उनके दंत चिकित्सक के अंतर्गत दिखाई देती हैं। यदि केवल हाइजीनिस्ट या केवल डॉक्टर अनुपस्थित हैं, तो उन विज़िट्स को अनचेक करें जो चल सकती हैं। आप स्वयं संभालना चाहने वाली अन्य विज़िट्स को भी अनचेक कर सकते हैं, जैसे लंबे सर्जिकल मामले, मरीज़ों को बताई जाने वाली वजह लिखें, और स्वीकृति दें। जब तक आप ऐसा नहीं करते, कुछ भी डायल नहीं होता।
हमारी आपके शेड्यूल की प्रतिलिपि हर 15 मिनट में सिंक होती है, और Open Dental में हटाई गई अपॉइंटमेंट्स अपने आप इसमें से नहीं हटतीं। प्रत्येक कॉल से पहले, एआई ओपन डेंटल में अपॉइंटमेंट को लाइव देखता है। यदि वह हटा दी गई है, तो मरीज को कॉल नहीं किया जाता। यह जांच उन अपॉइंटमेंट्स को नहीं पकड़ती जिन्हें आपकी टीम ने नए समय पर खींचा है या जिन्हें आपने सूची स्वीकृत करने के बाद रद्द किया है, इसलिए शुरू करने से पहले उन सभी को अनचेक कर दें जिन्हें आप पहले ही संभाल चुके हैं।
एआई यह बताता है कि अपॉइंटमेंट को क्यों स्थानांतरित करना पड़ा और आपके शेड्यूल में वास्तविक उपलब्ध समय दिखाता है। मरीज नया समय चुन सकता है, रद्द कर सकता है, या कार्यालय से कॉल बैक का अनुरोध कर सकता है। कॉल बैक अनुरोध आपकी टीम को भेज दिए जाते हैं।
एक ही रोगी के लिए एक नया अपॉइंटमेंट बनाया जाता है। यह रिकॉर्ड में मौजूद उसी दंत चिकित्सक, ऑपरेटरी, अवधि (पैटर्न) और अपॉइंटमेंट प्रकार को बनाए रखता है। Open Dental में, एक हाइजीन विज़िट रिकॉर्ड में मौजूद दंत चिकित्सक द्वारा समय-समय पर ऑफर की जाती है। हाइजीनिस्ट (ProvHyg) और हाइजीन फ्लैग अभी तक कॉपी नहीं होते हैं, इसलिए अपॉइंटमेंट्स मॉड्यूल में किसी भी मूव की गई क्लीनिंग पर हाइजीनिस्ट को फिर से असाइन करें। हम बुकिंग से पहले प्रदाता का समय खाली होने की जांच करते हैं, लेकिन ऑपरेटरी की नहीं, इसलिए जब आप स्पॉट-चेक करें, तो सुनिश्चित करें कि नई अपॉइंटमेंट एक ही कुर्सी साझा नहीं कर रही है। तब मूल अपॉइंटमेंट पर एक नोट लग जाता है और उसे 'Broken' (टूटा हुआ) पर सेट कर दिया जाता है। नई अपॉइंटमेंट हमेशा पहले बनाई जाती है। यदि मूल को 'Broken' मार्क करने में विफलता होती है, तो मरीज नई अपॉइंटमेंट रख लेता है और मूल अपॉइंटमेंट Open Dental में 'Scheduled' (निर्धारित) ही रहती है, जब तक कि कोई उसे रद्द न कर दे। उस विफलता को हमारे एरर लॉग में दर्ज किया जाता है, लेकिन यह अभी तक आपके स्वीप सारांश में नहीं दिखती है, इसीलिए हम आपसे अपॉइंटमेंट्स मॉड्यूल में पहले रनों की स्पॉट-चेक करने के लिए कहते हैं। कोई विफलता कभी भी रोगी को बिना अपॉइंटमेंट के नहीं छोड़ती है।
AI पुनः शेड्यूलिंग AI रिसेप्शनिस्ट (AI रिसेप्शनिस्ट प्लान में शामिल, $499.99/माह) का उपयोग करती है, इसलिए पहले अपने कार्यालय के फोन नंबर के साथ रिसेप्शनिस्ट को सेट अप करें। उस नंबर से कॉल आएँगी। यदि Open Dental पहले से ही कनेक्ट है, तो कुछ भी और इंस्टॉल नहीं होता: यह आपके सर्वर पर उसी API कुंजी और eConnector का उपयोग करता है। यदि यह कनेक्ट नहीं है, तो हम कुंजी जारी करते हैं, और Open Dental में आप Setup > Advanced Setup > API पर जाएँ, Enabled को चेक करें, Add Key पर क्लिक करें और इसे पेस्ट करें। eConnector को चलता रहना चाहिए। कॉलिंग सत्यापित हो चुकी है, लेकिन हमने अभी तक किसी प्रोडक्शन Open Dental कार्यालय में पूरी एंड-टू-एंड पुनर्निर्धारण प्रक्रिया नहीं चलाई है। इसलिए अपनी पहली एक या दो रनों के लिए, बाद में अपॉइंटमेंट्स मॉड्यूल खोलें और कुछ मूव्स की स्पॉट-चेक करें: दाहिने कॉलम में नई अपॉइंटमेंट और चेयर साझा न करना, किसी भी क्लीनिंग पर हाइजीनिस्ट सेट होना, और मूल अपॉइंटमेंट को 'Scheduled' के रूप में वहीं रहने के बजाय अपनी नोट के साथ 'Broken' के रूप में मार्क किया जाना।
ओपन एआई पुनर्निर्धारण, दिन और उस प्रदाता को चुनें जो अनुपस्थित है, सूची की समीक्षा करें (जिन अपॉइंटमेंट्स को आप रखना चाहते हैं, उन्हें अनचेक करें, उदाहरण के लिए यदि वे केवल दोपहर में अनुपस्थित हैं), कारण लिखें, और अनुमोदित करें। कुछ दिनों तक, प्रतिदिन एक-एक करके चलाएँ। फिर AI प्रत्येक मरीज को कॉल करता है और कॉल के दौरान उनका समय बदल देता है। केवल आपकी सूची में टिक किए गए अपॉइंटमेंट्स को ही कॉल किया जाता है।
हाँ। तारीख चुनें और इसे पूरे कार्यालय के लिए निर्धारित करें। एक रन 80 अपॉइंटमेंट्स तक संभालता है। व्यस्त दिन पर, इसे प्रदाता के अनुसार रन में विभाजित करें। प्रत्येक रन को कॉल से पहले Open Dental में लाइव चेक किया जाता है, और जो कुछ भी हटाया गया हो उसे छोड़ दिया जाता है। एक बार जब आप इसे मंजूरी दे देते हैं, तो सूची स्थिर हो जाती है। AI केवल उन अपॉइंटमेंट्स को छोड़ता है जिन्हें Open Dental में हटाया गया हो, इसलिए मंजूरी देने से पहले अपनी टीम द्वारा पहले ही स्थानांतरित या टूटी हुई किसी भी चीज़ को अनचेक कर दें।
इसे ड्रैग करके नहीं। Open Dental की API अपॉइंटमेंट का समय बदल सकती है, लेकिन हम जानबूझकर मूल अपॉइंटमेंट को 'Broken' मार्क कर देते हैं और एक नया अपॉइंटमेंट बुक करते हैं, ताकि यह बदलाव शेड्यूल और आपके 'Broken-appointment' रिपोर्टिंग में दिख सके। नई अपॉइंटमेंट में मूल के रिकॉर्डेड डेंटिस्ट, ऑपरेटरी, अवधि और अपॉइंटमेंट प्रकार को बरकरार रखा जाता है। हाइजीनिस्ट अभी तक कॉपी नहीं किया गया है, इसलिए मूव की गई क्लीनिंग्स पर उसे फिर से असाइन करें। आप अपॉइंटमेंट्स मॉड्यूल में दोनों अपॉइंटमेंट्स देखेंगे।
नहीं। मूल स्थिति 'Broken' पर सेट है और हम Open Dental को बताते हैं कि इसे Unscheduled List में न भेजें, क्योंकि मरीज के पास पहले से ही नया अपॉइंटमेंट है। जब कोई मरीज कॉल पर बिना पुनर्बुकिंग के रद्द करता है, तो उसे भी Unscheduled List में नहीं जोड़ा जाता, इसलिए जिन मरीजों को अभी भी समय चाहिए, उनके कॉल परिणाम देखें।
नई अपॉइंटमेंट हमेशा पहले बनाई जाती है, इसलिए मरीज के पास कभी भी कोई बुकिंग नहीं रह जाती। यदि मूल अपॉइंटमेंट को 'Broken' मार्क करने में विफलता होती है, तो मरीज नई अपॉइंटमेंट रख लेता है और मूल अपॉइंटमेंट Open Dental में 'Scheduled' ही बनी रहती है जब तक कोई उसे रद्द नहीं कर देता। यह विफलता हमारे एरर लॉग में दर्ज हो जाती है, लेकिन अभी यह आपके स्वीप सारांश में नहीं दिखती, इसलिए हम आपसे अपॉइंटमेंट्स मॉड्यूल में पहले रनों की स्पॉट-चेक करने का अनुरोध करते हैं।
अभी तक प्रकार के अनुसार नहीं। अनुमोदन से पहले समीक्षा सूची में, अपनी टीम द्वारा संभाले जाने वाले किसी भी अपॉइंटमेंट को अनचेक करें, और AI उन मरीजों को कॉल नहीं करेगा।
नहीं। यह रूटीन कॉल करता है ताकि आपकी टीम सुबह फोन पर समय न बिताए। आपकी टीम फिर भी हर रन को मंजूरी देती है, उन अपॉइंटमेंट्स को संभालती है जिन्हें उन्होंने अनचेक किया था और किसी भी कॉल-बैक अनुरोध को संभालती है, और शेड्यूल पर अंतिम निर्णय उसकी ही होती है। आपके पहले रनों के लिए, हम सुझाव देते हैं कि कोई Open Dental में कुछ मूव्स की स्पॉट-चेक करे।
कोई शुल्क नहीं लिया जाता, क्योंकि ये कदम कार्यालय ने उठाए हैं, मरीज ने नहीं। आपको प्रत्येक कदम के लिए रद्दीकरण सूचना नहीं मिलेगी। कॉल-बैक अनुरोधों और उन मरीजों को जिन्हें दो प्रयासों के बाद भी हम संपर्क नहीं कर पाए, उन्हें होने पर ही आपकी टीम को चिह्नित कर दिया जाता है। जब सभी कॉल समाप्त हो जाती हैं, जिसमें लगभग दो घंटे बाद पुनः प्रयास भी शामिल है, तो एक सारांश ईमेल में यह सूची होती है कि किसे पुनः निर्धारित किया गया, किसे रद्द किया गया, किसे कॉल-बैक का अनुरोध किया गया और किसे संपर्क नहीं किया जा सका।
हम प्रत्येक प्लान पर एक BAA पर हस्ताक्षर करते हैं, PHI को विश्राम अवस्था में फील्ड स्तर पर एन्क्रिप्ट किया जाता है, और इसकी पहुँच केवल आपके प्रैक्टिस तक सीमित है। Open Dental API कुंजी आपके नियंत्रण में रहती है, और आप इसे Open Dental के भीतर से अक्षम कर सकते हैं।
जब कोई प्रदाता अनुपस्थित होता है या कार्यालय बंद हो जाता है, AI पुनःनिर्धारण आपकी समीक्षा के लिए प्रभावित Open Dental अपॉइंटमेंट्स की सूची बनाता है, डायल करने से पहले प्रत्येक को Open Dental में लाइव जांचता है, और मरीज को अपॉइंटमेंट स्थानांतरित करने के लिए कॉल करता है। एक स्थानांतरण को एक नए अपॉइंटमेंट के रूप में लिखा जाता है, साथ ही मूल अपॉइंटमेंट को 'टूटा हुआ' के रूप में चिह्नित कर एक नोट जोड़ा जाता है। आप समीक्षा सूची में अपॉइंटमेंट्स को अनचेक करके तय करते हैं कि किसे कॉल किया जाए। नई अपॉइंटमेंट में रिकॉर्ड के दंत चिकित्सक और चेयर को तो रखा जाता है, लेकिन अभी तक हाइजीनिस्ट को नहीं। यदि ब्रेक स्टेप विफल हो जाता है, तो मरीज बुक बना रहता है; अपनी पहली रनों के बाद किसी भी मूल अपॉइंटमेंट को पकड़ने के लिए अपॉइंटमेंट्स मॉड्यूल की जाँच करें जो अभी भी शेड्यूल किया हुआ है। कॉलिंग सत्यापित कर दी गई है, लेकिन इस पर भरोसा करने से पहले ओपन डेंटल में पहली रनों की स्वयं जाँच करें।
Open Dental, Open Dental Software, Inc. का एक ट्रेडमार्क है। Intake.Dental एक स्वतंत्र उत्पाद है और यह Open Dental Software, Inc. से संबद्ध, समर्थित या प्रायोजित नहीं है।
एक प्रदाता बीमार होने का कॉल करता है या कार्यालय बंद करना पड़ता है, और Open Dental में पूरे दिन की अपॉइंटमेंट्स को स्थानांतरित करना होता है। आप वह दिन और जो प्रदाता अनुपस्थित हैं उन्हें चुनते हैं, प्रभावित अपॉइंटमेंट्स की सूची समीक्षा करते हैं, जिनका आप अपनी टीम से संभालना चाहते हैं उन्हें अनचेक करते हैं, और अनुमोदन करते हैं। फिर AI Open Dental में प्रत्येक अपॉइंटमेंट को लाइव चेक करता है, मरीज को कॉल करता है, और कॉल पर रहते हुए ही विज़िट को स्थानांतरित कर देता है। Open Dental अपॉइंटमेंट को नए समय पर स्लाइड कर सकता है, लेकिन फिर मूल अपॉइंटमेंट में यह नहीं दिखेगा कि समय दिया गया था, और आपके टूटे हुए अपॉइंटमेंट के आंकड़ों में इसकी गिनती कभी नहीं होगी। इसलिए हम एक नया अपॉइंटमेंट बुक करते हैं और मूल अपॉइंटमेंट को एक नोट के साथ 'टूटा हुआ' (Broken) चिह्नित कर देते हैं। यह आपके फ्रंट डेस्क का काम नहीं छीनता है। यह उन दर्जन भर कॉल्स को संभाल लेता है जिन्हें करने के लिए सुबह के समय किसी के पास समय नहीं होता।
आपके शेड्यूल और आपके प्रक्रिया कोड का उपयोग करके 20 मिनट का वॉकथ्रू। कोई स्विचिंग नहीं, कोई माइग्रेशन नहीं, कोई रिप-एंड-रिप्लेस नहीं।
